Od 1 stycznia 2019 weszły w życie nowe przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników. Po pierwsze można utrzymywać dokumenty elektronicznie, po drugie okres archiwizacji został skrócony z 50 lat do 10 lat.

Kiedy mogę korzystać z dokumentacji elektronicznej?

Od dnia 1 stycznia 2019 masz prawo zrezygnować z dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej. Aby wprowadzić nową formę prowadzenia akt musisz poinformować o tym pracowników. W drugiej kolejności powinieneś zeskanować obecne dokumenty i każdy opatrzeć podpisem elektronicznym. Następnie zarchiwizować je w taki sposób, aby były integralne, pełne i znajdowalne.

Kiedy uznasz jednak, że chcesz wrócić do papierowych akt przechodzi odwróconą procedurę. Informujesz pracowników, drukujesz i prowadzisz w formie papierowej.

W jaki sposób muszę przechowywać dokumenty pracownicze i jak długo?

Od dnia 1.01.2019 możesz przechowywać dokumenty przez okres 10 lat. Okres ten rozpoczyna się od daty rozwiązania ostatniej umowy o pracę z danym pracodawcą. Okres ten liczymy w pełnych latach. Czyli jeżeli ktoś rozwiąże stosunek pracy np. w czerwcu 2019, to pierwszy rok archiwizacji dokumentów to rok 2020. Przepis ten dotyczy pracowników, którzy są aktywnymi pracownikami w dniu 1.01.2019 lub nowo zatrudnionych.

W przypadku pracowników, którzy rozwiązali umowę o pracę wcześniej niż 1.01.2019 teoretycznie musisz nadal przechowywać dokumentację przez 50 lat. Na szczęście jest wyjście z tej sytuacji. Pracodawca musi złożyć oświadczenie w ZUS, że zobowiązuje się do złożenia imiennych raportów RIA za takich pracowników. Po ich złożeniu okres archiwizacji dla tych pracowników wynosi 10 lat.

 

 

Co to znaczy, że pracownik może odebrać dokumenty pracownicze?

Nowy przepis jaki się pojawił to, że na wniosek pracownika w każdej chwili pracodawca jest zobowiązany do przekazania kopii dokumentów pracowniczych pracownikowi lub rodzinie w przypadku śmierci pracownika. Po rozwiązaniu stosunku pracy, pracownik ma prawo do odebrania dokumentów od pracodawcy po upływie 10 lat archiwizacji. Teoretycznie ma na to miesiąc od daty upłynięcia okresu 10 lat. Jednak prawda jest taka, że pracodawca może zniszczyć dokumenty dopiero rok po upływie 10 lat, a więc realnie pracownik ma 12 miesięcy na odebranie dokumentów pracowniczych.

Wynika to również nowy obowiązek informacyjny. Wraz z świadectwem pracy powinniśmy przekazać informację pracownikowi o okresie archiwizacji dokumentów oraz o terminie ich odbioru przez niego.

Czy poza aktami osobowymi, muszę utrzymywać dodatkową dokumentację?

Do tej pory dokumenty związane z czasem pracy miały 3 letni okres przechowywania. Obecnie wszystkie dokumenty związane z pracownikami, w tym również ewidencja czasu pracy powinna być przetrzymywana przez okres 10 lat.

Na pewno skrócenie okresu archiwizacji dokumentów to ukłon w stronę pracodawców. Możliwość odbioru dokumentów od pracodawcy przez pracowników to ukłon w stronę pracowników. Zmianę tą uznajemy za ogólnie pozytywną.