Poprawnie wypełnione dokumenty i ich odpowiednie skompletowanie na koniec miesiąca ułatwiają pracę nie tylko przedsiębiorcy, ale także księgowym, z którymi współpracujemy. Bardzo często zdarza się, że dokumenty dostarczane w ostatnich dniach każdego miesiąca nie są kompletne. Niekompletna dokumentacja powoduje, że obsługa księgowa wraca do nas z pytaniami. Nam to zajmuje naprawdę sporo czasu i jednocześnie działa to negatywnie na większość z nas. Tym samym lepiej przygotować dokumenty raz a dobrze.
Przedstawiamy prostą instrukcję, jak w czterech krokach poprawnie przygotować dokumenty do naszej księgowości.
Dokumentacja rozliczeniowa – jak ją prawidłowo przygotować?
KROK 1 – Przychody
W pierwszy kolejności należy skupić się oczywiście na fakturach przychodowych. Zdecydowana większość firm księgowana jest memoriałowo. Oznacza to, że naszym przychodem są faktury, na których jest data sprzedaży z bieżącego miesiąca. Jednak jeżeli jesteś firmą, która księgowana jest kasowo ( tych jest naprawdę kilka procent, a więc sytuacja rzadko spotykana) powinieneś przygotować faktury, które zostały opłacone w danym miesiącu.
W większości firm przychody pochodzą z faktur, jednak może się okazać, że posiadasz kasę lub kasy fiskalne. Jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany do wykonywania raportów dobowych. Jednak do księgowości powinien trafić tzw. raport miesięczny z każdej kasy fiskalnej. Taki raport powinien być wystawiony najpóźniej 1 dnia po zakończonym miesiącu, jednocześnie przed pierwszą sprzedażą. Na raporcie widać jakie mieliście przychody, na które nie zostały wystawione faktury.
Dodatkowe źródła przychodów na jakie powinieneś zwrócić uwagę to tzw. sprzedaż niefakturowana. Najczęściej dotyczy sklepów internetowych. Taka sprzedaż to nic innego niż zestawienie sprzedaży dla osób fizycznych. Pamiętaj, że w przypadku gdy firma ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej to każda taka sprzedaż powinna zostać nabita na kasę. Jednak jeżeli nie masz takiego obowiązku to wtedy przygotowujesz takie zestawienie i stanowi on dokument księgowy.
W przypadku, gdy korzystasz z płatności elektronicznie (np. tpay) musisz pamiętać także o dołączeniu takiego zestawienia do księgowości.
Podsumowując na pewno warto wspomnieć o tym, że przychody muszą być księgowane w właściwych miesiącach. A więc nie możesz się z nimi spóźnić, czy poczekać do kolejnego miesiąca.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
KROK 2 – Koszty
Kolejnym kluczowym elementem są koszty. I tutaj oczywiście ogromna większość kosztów będzie wynikała z zgromadzonych faktur. Dla osób mniej zorganizowanych bardzo rekomenduje, aby wszystkie faktury jak tylko przychodzą na maila drukować i kłaść w jednym miejscu. Pozwoli Ci to na niemarnowanie czasu na szukanie po mailach, torebce, samochodzie itp. Kiedy masz je w jednym miejscu po prostu bierzesz, opisujesz i oddajesz do księgowości.
Jednak poza fakturami kosztem są również wynagrodzenia. I tutaj to indywidualna umowa z księgowością, kto będzie się czym zajmował w ramach kadr i płac. Jednak nie możesz zapominać, że wynagrodzenia bez względu na rodzaj umowy zawsze stanowią koszt dla firmy.
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..
KROK 3 – wyciąg bankowy
Ostatnim ważnym krokiem jest przygotowanie wyciągu lub wyciągów bankowych. Warto przed oddaniem do księgowości prześledzić co się na nim znajduje. Musimy być pewni, że każdy ruch pieniędzy na koncie bankowym ma odzwierciedlenie w dokumentach. Oczywiście konieczność księgowania wyciągu bankowego dotyczy spółek kapitałowych (np. sp. z o.o.). Większość właścicieli jednoosobowych firm lub spółek osobowych (np. spółka jawna) nie są zobowiązane księgować wyciągu bankowego.
KROK 4 – inne
W przypadku, gdy coś się zmieniło, podpisałeś nowe umowy, zmieniłeś konto bankowe, coś zmieniło się z numerach PKD, umowie spółki itp. – powinieneś powiadomić o tym swoją księgowość.
Jakie dokumenty dostarczyć księgowej?
Tak przygotowane dokumenty należy oddać do obsługującego naszą firmę biura rachunkowego. Prawdopodobieństwo, że księgowi poproszą nas o dodatkowe dokumenty jest bliskie zeru. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że prawidłowe skompletowanie dokumentacji rozliczeniowej to ukłon tylko i wyłącznie w stronę biura rachunkowego i zadbanie o wygodę księgowych, Nic bardziej mylnego! Poprawnie przygotowane dokumenty umożliwiają księgowemu ich natychmiastowe rozliczenie.