Jak rozliczyć koszty podróży służbowej w działalności gospodarczej?

Jak rozliczyć koszty podróży służbowej w działalności gospodarczej?

Bardzo często przedsiębiorcy opowiadają mi historie, że mają działalność gospodarczą nie mogę rozliczać sobie kosztów delegacji. Nie wiem, czy dostają błędne informacje od swoich księgowych, czy też błędnie je interpretują. Jednak prawdą jest, że nie mogę wrzucać sobie w koszty diety, czy ryczałtu za nocleg. Jednak mogą koszty paliwa, biletów, parkingów, hoteli, posiłków.

 

Koszty związane z dojazdem

W przypadku gdy jedziemy w delegację samochodem to wrzucamy w koszty paliwa. Oczywiście nie zawsze same FV będą podstawą do rozliczenia kosztów. W większości przypadków trzeba do FV dołączyć tzw. kilometrówkę. Wtedy księgowość może wrzucić koszt paliwa w koszty firmy.

Jeżeli na miejsce dostaliśmy się pociągiem, autobusem czy innym środkiem publicznej komunikacji wtedy podstawą do rozliczenia kosztów będą bilety.

Jeżeli poruszamy się po mieście taksówką to do rozliczenia potrzebna jest nam FV od taxówkarza. Sam paragon w działalności gospodarczej nie może być uznany za koszt.

I tutaj sprawa wydaje się prosta. Przedsiębiorcy pytają, a co jeżeli jedziemy np. bla bla carem. Jeżeli nie macie za coś biletu lub FV niestety takich kosztów nie możecie sobie wrzucić w koszty firmy.

Dodatkowym tematem są bilety parkingowe. I tutaj nie mam dla Was dobrych informacji. Aby wrzucić koszt parkingu w koszty należy mieć FV. Nawet w centach handlowych w budkach parkingowych można taką FV otrzymać. Sam paragon nie jest podstawą do wrzucenia w koszty.

 

Koszty związane z noclegiem

Jedyną opcją, aby koszt noclegu wynikającego z wyjazdu służbowego wrzucić w koszty jest posiadanie FV. Z praktycznego punktu widzenia często pytacie mnie, czy muszę takie FV opisywać. To oznacza, że na tyle FV wpisujemy informację, że wyjazd dotyczy spotkanie w konkretnej sprawie, czy z konkretną osobą. Polecam, aby wpisywać takie rzeczy ponieważ urząd może was kontrolować przez pięć lat. Warto mieć takie rzeczy zapisane, aby później nie być zaskoczonym, że ktoś nas pyta, co robiliśmy pięć lat temu.

Pytacie mnie często o ryczałt za nocleg. Ryczałt można rozliczać wtedy, gdy nie mamy rachunku za nocleg. Najczęściej jesteśmy gdzieś i śpimy u znajomych, ale chcielibyśmy sobie dorobić kosztów w firmie. Jednak ryczałt można wrzucić w koszty tylko wtedy, gdy realizujemy delegacje dla pracodawcy lub jeżeli jesteśmy np. w zarządzie spółki z o.o.. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej niestety nie można korzystać z przywileju wpisywanie sobie noclegów bez posiadania FV.

 

Koszty związane z posiłkami

Temat posiłków budzi zwykle największe kontrowersje. I jeżeli jesteśmy w delegacji i wyszliśmy na obiad do restauracji i weźmiemy na ten obiad FV to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wliczyć to w koszty. Tutaj tak samo jak w przypadku noclegów polecam opisanie z tyłu, czego dotyczy dana FV. To co stanowi dla wielu przedsiębiorców spory problem to koszty związane z dietami. W przypadku prowadzenia działalności nie możemy swoich diet wrzucać w koszty. Natomiast jeżeli mamy pracowników, to jak najbardziej możemy ich delegacje wraz z dietami wrzucić w koszty.

 

Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej zapraszamy na bezpłatny webinar dotyczący rozliczania delegacji.