Delegacje – najważniejsze kwestie

Delegacje – najważniejsze kwestie

Delegacje, czyli nic innego jak wyjazdy służbowe towarzyszą większości działalności. Niezależnie czy jesteś Prezesem czy pracownikiem niższego szczebla warto abyś zapoznał się z zasadami sporządzania delegacji.

Po pierwsze wyjazdy służbowe mogą być krajowe lub zagraniczne.

Po drugie każda delegacja powinna mieć podany termin i godzinę wyjazdu i powrotu, łącznie z wyszczególnieniem kiedy przekracza się granicę kraju. Dokładne określenie tych danych pomoże w wyliczeniu diety. W Polsce (krajowa delegacja) dieta na dzień wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r.w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wynosi 30zł.

Warto wiedzieć, że jeżeli podróż trwa mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje. Od 8 do 12 godzin przysługuje pracownikowi 50% diety. Dopiero, gdy wyjazd trwa dłużej niż 12 godzin dietę przyznaje się w całości. W przypadku, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, to do 8 godzin przysługuje 50% diety, a ponad 8 godzin całość. Jeżeli zapewniono pracownikowi posiłek to od wartości diety odejmuje się odpowiednio 25% diety za śniadanie, 50% diety za obiad, 25% diety za kolację.

Wysokości diet różnią się w zależności od kraju wyjazdu, wysokości diety dla poszczególnych państw zawiera Załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r.

Dojazd do miejsca docelowego pokrywa pracodawca. W przypadku, gdy pracownik sam opłaca sobie bilet na pociąg lub samolot, powinien on wykazać,że poniósł koszty. W takim przypadku wpisuje się kwotę transportu do delegacji a bilet lub fakturę podłącza do druku. W przypadku jeżeli pracownik jedzie w delegację prywatnym samochodem, rozlicza się on poprzez sporządzenie kilometrówki, w której wykazuje ilość przejechanych kilometrów i mnoży ją przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. wynik stanowi kwotę, która przysługuje pracownikowi do zwrotu.

Kwestia transportu dotyczy także poruszania się podczas delegacji np., po mieście. Tutaj można przedłożyć dokumenty, za które pracownikowi należy się zwrot, lub rozliczyć się z pracodawcą poprzez stawkę ryczałtową tj. 20% diety, 10zł.

Do kwestii istotnych należy także nocleg. Jeżeli pracodawca nie zapewni noclegu pracownikowi, wtedy ma on prawo przedłożyć rachunek lub skorzystać z ryczałtu w wysokości 150% diety ( 45zł) za każdy nocleg.
Warto również wiedzieć, że delegacja stanowi koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy, czyli obniża nam podstawę do podatku.

Marta Mrugas

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pracowników kliknij tutaj